Dirigir una pequeña empresa es duro, y la contabilidad es uno de los aspectos más importantes, pero también uno de los más difíciles, de la gestión empresarial. Un sistema de contabilidad eficiente puede ayudar a que tu empresa tenga éxito y crezca, mientras que los errores en la contabilidad pueden acarrear graves problemas, como sanciones fiscales, recargos por demora en los pagos y falta de datos financieros precisos para la toma de decisiones.
En este artículo se comentan 8 errores comunes que debes tener en cuenta al gestionar la contabilidad de tu pequeña empresa.
1. Ignorar la importancia de la conciliación de cuentas Ignorar la importancia de conciliar los extractos bancarios y de las tarjetas de crédito
Conciliar los extractos bancarios y de las tarjetas de crédito es una parte esencial de una contabilidad precisa. Te garantiza un registro exacto de todas las transacciones de tu empresa y te alerta de cualquier discrepancia entre las transacciones registradas en tu sistema contable y las que aparecen en los extractos bancarios o de las tarjetas de crédito. No conciliar los extractos bancarios y de las tarjetas de crédito puede acarrear recargos por demora, cargos por descubierto o incluso multas de Hacienda.
2. No clasificar las transacciones adecuadamente
Las transacciones empresariales deben clasificarse según los códigos fiscales para garantizar que tus estados financieros son exactos y que tu empresa paga la cantidad correcta de impuestos. Si las transacciones no se clasifican adecuadamente, puede resultar difícil identificar qué transacciones pueden acogerse a deducciones o exenciones fiscales, lo que puede suponer un despilfarro de dinero.
3. Pasar por alto el plazo de presentación de impuestos
Presentar los impuestos fuera de plazo puede acarrear costosas sanciones y tasas. Asegúrate de que conoces los plazos de presentación correspondientes a tu tipo de empresa y de que presentas tus declaraciones de impuestos a tiempo. Para evitar los recargos por demora, considera la posibilidad de configurar recordatorios en tu sistema contable o de utilizar un servicio externo que te ayude a presentar la declaración.
4. No hacer copias de seguridad de tus datos contables
Los accidentes ocurren, y no siempre se puede evitar que falle un disco duro. Por este motivo, es crucial que hagas copias de seguridad periódicas de tus datos contables en un lugar externo, como un disco duro externo o un servicio de almacenamiento en la nube. En caso de desastre, disponer de una copia de seguridad de tus datos puede ayudarte a evitar la pérdida de registros y el quebradero de cabeza que supone intentar recrearlos.
5. No ser proactivo en el control del flujo de caja
El flujo de caja es la savia de una pequeña empresa, y es importante controlarlo con regularidad para poder identificar rápidamente cualquier problema potencial y tomar las medidas adecuadas. Establecer un sistema de control mensual de la tesorería puede garantizar que tu empresa disponga de suficiente efectivo para pagar sus facturas, al tiempo que te ayuda a identificar cualquier oportunidad de crecimiento.
6. No cumplir con la legislación vigente No cumplir la normativa financiera
Las empresas están sujetas a una serie de normas financieras que deben cumplir, incluidos los requisitos para llevar registros, presentar declaraciones de impuestos e informes financieros. El incumplimiento de estas normas puede acarrear multas e incluso acciones legales. Familiarízate con la normativa financiera aplicable a tu empresa y toma las medidas oportunas para cumplirla.
7. No llevar un registro exacto de los gastos de la empresa
Llevar un registro exacto de los gastos de la empresa es crucial para una contabilidad precisa y también puede ahorrar dinero a tu empresa. Asegúrate de guardar todos los recibos y facturas de los gastos de la empresa, y anota los detalles de cada gasto, incluida la fecha, el importe, el proveedor y el motivo del gasto. Llevar un registro detallado de tus gastos puede ayudarte a identificar posibles deducciones fiscales, reducir la posibilidad de errores en tu contabilidad y agilizar el proceso de auditoría.
8. Retrasar la contratación de un contable profesional
Aunque puede resultar tentador intentar llevar toda la contabilidad de tu empresa por tu cuenta, contratar a un contable profesional puede merecer la pena. Un contable profesional puede garantizar que tus registros sean precisos y estén actualizados, ayudarte a cumplir la normativa financiera y a identificar oportunidades de mejora. Contratar a un contable también puede liberarte tiempo para que puedas centrarte en dirigir y hacer crecer tu empresa.
En conclusión, un sistema de contabilidad para pequeñas empresas que tenga éxito requiere un compromiso continuo con las mejores prácticas y el cumplimiento de la normativa financiera. Evitando los 8 errores comunes comentados en este artículo, tu empresa puede garantizar una contabilidad precisa y eficiente y el potencial de crecimiento y éxito.